希望日本研究所

「行政文書については、職員さんが仕事上で書いた、あるいは手に入れた文書、それを組織的に用いている、役所で保管、保持をしている、この三点が行政文書になる三要件だというふうに伺っております。職員さんが書いたとか手に入れた、これは明快だというふうに思いますし、役所が現時点で保管している、持っている、これも明快だと思います。二番目の、組織的に用いたという条件がいつも幅広く解釈をされて、いや、これは組織的に使ったんじゃない、個人的なメモですと。そして、個人メモという名のもとに、行政文書であるべきものが行政文書じゃないという言いわけが通ってきてしまっているというふうに思います。そこでお伺いいたしますが、組織的に用いるといった場合のこの組織的に用いるの定義は、これは二人以上の職員さんがこの文書を見れば組織的に用いたとみなすのかどうか、お伺いいたします。」 「この問いを、きのう、公文書管理課の方にもしました。この間、ほかのいろいろな部署の方にもしているんですけれども、ルールは曖昧な割に、皆さん口をそろえておっしゃるのは、複数の人がこの文書を見たり使えば、これはもう組織的でしょうという割と明快な線引きが通説としては霞が関に広まっているなという感触を受けておりましたが、目的が個人用だったとか、そんないろいろな要素がここには含まれてくるんでしょうか。もう一度、お願いいたします。」 「もう少し詳しくお伺いをいたします。例えば、今一番懸念になっている議員とのやりとりを、ある職員さん、部下の職員さんが必死にメモをしてきて上司に報告するときに、きょう、この議員と話してきてこんなやりとりでした、これを上司に、この議事録を見せながら報告をしたら、これはもう完全に組織的と判断して差し支えないでしょうか。」 「組織としてと言ったらまた非常に曖昧になりますが、複数の職員がその文書を一瞬でも仕事に使ったら、それは組織的に用いたと判断して間違いないでしょうか。どの職員さんも大体そういうふうに答えられますが、どうですか。」 「そこで、大臣にこれは御提案申し上げるわけですが、やはり行政文書と個人メモの線引きを法律上はっきりさせる必要がある。例えば、今申し上げた複数の職員が職務上閲覧をしたものとか、こういうふうに明確化をし、さらに、この間あったように、これは明らかに行政文書だろうと我々が思うようなものを個人メモと言うような、ある種脱法的な行為に関しては、現状、公文書管理法は罰則がないということでありますが、こういう脱法的な行為に関しては罰則を設けるべきだというふうに思います。大臣の政治家としてのお考えをお伺いしたいと思います。」